Struktur Organisasi

Tugas :

1. Melakukan kontrol terhadap keseluruhan kegiatan yang dilakukan institusi
2. Melakukan kontrol keuangan organisasi
3. Memberikan arahan terhadap muatan keilmuan produk-produk yang akan dihasilkan institusi (pelatihan, workshop dan seminar)
4. Memberikan motivasi dan kesempatan pengembangan kepada karyawan
5. Memastikan kesejahteraan karyawan dapat terselenggara dan diterima dengan baik
6. Melakukan pemutusan hubungan kerja untuk staf yang tidak produktif dan kompeten dengan memberikan surat peringatan terlebih dahulu dan atau sesuai peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
7. Berhak menandatangani setiap kontrak yang ada di bawah naungan Unit Pelatihan PKMK

Tugas  :

1. Mengkoordinasikan perencanaan, pelaksanaan, monitoring unit pelatihan
2. Menyusun dokumen dan bertanggung jawab implementasi
3. Mengembangkan dan mengelola sistem informasi penjaminan mutu
4. Menyusun laporan berkala kepada kepala unit tentang sistem penjaminan mutu

1. Ketua Tim AMI atau Ketua Auditor

   Tugas:

   1. Merencanakan audit dan menggunakan sumber daya secara efektif selama audit.
   2. Mewakili tim audit dalam dalam komunikasi dengan audit.
   3. Mengorganisir dan mengarahkan anggota tim audit.
   4. Memberikan arahan dan panduan untuk auditor yang magang
   5. Memimpin tim audit untuk mencapai kesimpulan audit
   6. Mencegah dan mengatasi konflik
   7. Menyiapkan dan melengkapi laporan audit.

2. Sekretaris Tim AMI

   Tugas:

   1. Memproses surat menyurat
   2. Menyiapkan bahan- bahan yang diperlukan oleh tim untuk pelaksanaan audit mutu internal
   3. Mengkompilasi semua hasil temuan, analisis hasil audit dan rekomendasi
   4. Menyusun laporan untuk ditindak lanjuti pimpinan
   5. Mencatat tindak lanjut (hasil rekomendasi) dari pimpinan dan mendistribusikan kepada yang terkait
   6. Mendokumentasikan hasil tindak lanjut/ disposisi pimpinan

3. Anggota/ Auditor Tim AMI

   Tugas:

   1. Mempersiapkan ceklis
   2. Melaksanakan rencana audit
   3. Berkomunikasi dengan auditor dan tim audit
   4. Mencatat dan melaporkan hasil observasi secara jelas
   5. Menjaga dokumen audit
   6. Mematuhi peraturan
   7. Menjaga kerahasiaan
   8. Menginventarisir tindak lanjut dari rekomendasi hasil audit mutu sebelumnya yang belum direalisasi

1. Kesekretariatan

   Tugas:

   1. Membantu tugas kepala Unit Pelatihan dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan pengembangan Unit Pelatihan.
   2. Membantu menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan personal/SDM yang akan ditugaskan dalam Unit Pelatihan
   3. Mengkoordinir tim unit pelatihan dalam pengembangan dokumen dan perangkat
   4. Melakukan administrasi umum ( surat masuk dan keluar) Unit Pelatihan
2. Bendahara

   Tugas:

   1. Menginventarisasi kekayaan Unit Pelatihan
   2. Melakukan pelayanan kepada pelanggan internal dan eksternal Membuat pembukuan keuangan Unit Pelatihan
   3. Melaksanakan pengelolaan keuangan dan pengadaan kebutuhan barang, memfasilitasi kebutuhan pembiayaan program kerja Unit pelatihan
   4. Menyusun laporan dan pembukuan dan mengetahui transaksi Unit Pelatihan

Tugas:

1. Menyiapkan kebijakan- kebijakan yang akan digunakan sebagai dasar penyelenggaraan
2. Menyiapkan sistem informasi management pelatihan (jika belum ada perlu dilakukan pengadaan sistem informasi manajemen pelatihan terlebih dahulu)
3. Mengecek dan mengumpulkan persyaratan peserta pelatihan untuk masing masing jenis program pelatihan (online dan atau offline)
4. Menyusun konsep surat edaran untuk menjaring peserta pelatihan dari unit terkait
5. Menyebarkan surat edaran tentang penyelenggaraan pelatihan dari unit atau instansi terkait.
6. Menyusun daftar calon peserta pelatihan yang berasal dari unit atau instansi terkait
7. Menyusun daftar calon peserta pelatihan dari unit pengusul dan selanjutnya diserahkan kepada Tim Seleksi Peserta Pelatihan ( TSPPI)
8. Dalam proses pemanggilan, penyelenggara hendaklah selalu memantau dan memonitor calon peserta untuk mengetahui kesediaan yang bersangkutan mengikuti pelatihan pada waktu yang telah ditentukan (online dan atau offline)
9. Dalam hal peserta terpilih/ terseleksi berhalangan mengikuti pelatihan, maka penyelenggara hendaknya segera melaporkan kepada TSPDI atau orang yang memberi wewenang dan penentuan calon pengganti. Tapi biasanya hal ini sudah diantisipasi oleh tim seleksi, sehingga tim seleksi umumnya telah menentukan calon cadangan, minimal 10% dari jumlah peserta yang diharapkan
10. Mendokumentasikan hal- hal yang terkait dengan peserta pelatihan (online dan offline)

Tugas:

1. Menjamin ketersediaa logistik Unit Pelatihan yang tepat kualitas dan kuantitas dengan dasar efisiensi.
2. Memberikan pelayanan logistik yang cepat dan akurat.
3. Menjalankan sistem manajemen logistik yang profesional, efektif dan akuntabel
4. Mewujudkan sumber daya manusia yang unggul

Tugas:

1. Mengelola Website Unit Pelatihan
2. Mengelola sistem informasi dan jaringan komputer Unit Pelatihan
3. Membangun dan mengembangkan sistem informasi Unit Pelatihan
4. Membantu pengelolaan administrasi Unit Pelatihan
5. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan

1. Pelatih:

   Tugas:

   Pelatih harus memutuskan bagaimana menilai kemampuan peserta pelatihan dalam melakukan berbagai tugas.

2. Instruktur:

   Tugas:

   Tugas instruktur mengajar, melatih, mempersiapkan bahan latihan dan membuat laporan akhir pelatihan. Instruktur pun bertanggung jawab menyiapkan materi latihan, menyiapkan fasilitas dan mengevaluasi peserta pelatihan

3. Pengendalian Pelatihan :

   Tugas:

   Pengendali Pelatihan bertugas menjaga kesesuaian proses pembelajaran dengan rencana pembelajaran yang dalam kegiatannya mulai dari persiapan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan. Pengendali pelatihan terlibat mulai dari persiapan pelaksanaan pelatihan, pelaksanaan pelatihan/ proses pembelajaran dan evaluasi pelatihan.

Tugas:

Quality control atau QC memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap kualitas dari hasil Unit Pelatihan. Oleh karena itu untuk melakukan pengujian atau verifikasi, perlu dilakukan penilaian kesesuaian suatu penyelenggaraan pelatihan dengan standar yang ditetapkan, atau kesesuaian dengan rencana yang telah dibuatnya. Sehubungan dengan hal tersebut maka perlu dilakukan Quality Control (QC)/Pengendalian Mutu terhadap proses Penyelenggaraan, dalam hal ini dilakukan pada saat pelatihan sedang berlangsung. QC dilakukan secara internal oleh penyelenggara pelatihan sendiri dan secara eksternal oleh PKMK FK KMK-UGM

Tugas

1. Melakukan penyelenggaraan pelatihan
2. Memastikan kegiatan pelatihan berjalan dengan lancar.
3. Memperhatikan kebutuhan peserta peserta selama acara berlangsung.
4. Menghitung kebutuhan administrasi peserta pelatihan
5. Melakukan perencanaan anggaran pelatihan
6. Membuat rencana anggaran untuk biaya – biaya yang tak terduga selama pelatihan
7. Membuat strategi dalam proses pelatihan
8. Membuat kurikulum peserta pelatihan
9. Mengatur pelaksanaan pelatihan mulai awal hingga akhir.
10. Melakukan pengukuran efisiensi pelatihan
11. Melakukan rancangan program pelatihan
12. Membuat kurikulum untuk memenuhi kebutuhan pelatihan.
13. Menjamin terlaksananya pelatihan dengan aman.
14. Melakukan evaluasi ketika pelatihan telah berjalan.